Muitas organizações, segundo pesquisas sobre os problemas mais comuns do dia a dia, sofrem na maioria dos casos, com problemas relacionados à comunicação. Além disso, grande maioria dos problemas identificados, culminam em outros que involuntariamente refletem no bom andamento dos negócios, comportamento das pessoas, perdas de tempo, desorganização e prejuízos dos mais diversos.
O pior é quando o problema surge e não há nenhum culpado. Jorram desculpas e acusações de que alguém não foi claro, que disse outra coisa, além do comum: “não tive tempo” e tantas outras que se iniciam com a frase: sabe o que é? E na sequência, aquela justificativa esfarrapada.
Em nossa empresa mesmo, embora pequena e de comunicação também, surgem problemas dessa natureza.
Por este motivo, comecei a observar e a pesquisar as causas mais comuns desses problemas e agora, compartilho com você.
As causas mais comuns:
- Interpretação: uma pessoa diz uma coisa e a outra entende tudo diferente.
- Irresponsabilidade: Em outras palavras, a falta de responsabilidade pelos seus compromissos e até pelos seus eventuais erros.
- Mal humor, impaciência ou estresse em excesso: Dificilmente pessoas com tal temperamento são ouvidas ou levadas a sério.
- Prolixidade: Há pessoas que falam demais e não são claras em seus pedidos ou ordens.
- Falta de atenção: Desnecessário explicar.
- Ausência de feedbacks: Os problemas persistem por falta de correção.
- Forma e conteúdo: Por vezes, o conteúdo é claro e correto, mas a forma é agressiva ou inadequada. O contrário é também verdadeiro, dificuldades de quem fala.
- Ambiente com conflitos: Ambiente no qual as pessoas não se respeitam e até prejudicam colegas com alguma intenção.
- Excesso de “chefes”: É comum se ouvir o ditado “cachorro que tem dois donos, morre de fome”, pois um sempre acha que o outro o alimentou.
- Falta de controle e acompanhamento do que foi solicitado ou combinado, normalmente, por deficiência na gestão.
- E tantos outros oriundos de antipatias pessoais, esquecimento, irresponsabilidade, inexperiência ou gente “desligada” mesmo.
De duas uma: o problema pode persistir ou algo poderá ser feito a respeito.
Se a resposta for sim, algo deve ser feito, a fim de melhorar nosso clima de trabalho e estancar os prejuízos causados por esses problemas, sugiro alguns procedimentos que poderão não acabar, mas, sem dúvida nenhuma, reduzir esses problemas:
- Para os líderes, adote o procedimento de anotar o que foi solicitado e peça à outra pessoa que assine esse documento. É bem provável que dará dez vezes mais atenção quando há um documento registrando o pedido. Além de um ambiente agradável com as pessoas felizes e as portas abertas para que as eventuais dúvidas possam ser sanadas.
- Estabeleça um plano de ação por etapas e cobre uma das etapas no tempo pré-estabelecido.
- Crie um ambiente de comprometimento, no qual cada um deve responder pelos seus atos e realizar o seu trabalho, deixando um canal aberto para resolver algum problema, caso surja, pense como dono, ou seja, assuma a postura de quem pensa grande, entendendo seu papel profissional e dando o seu melhor. Empenhe-se, esforce-se e mostre competência para a empresa que te acolheu e que neste momento, está pagando o seu salário.
Por último, uma reflexão, qual é a pergunta que posso fazer para ter a evidência de que, de fato, a outra pessoa entendeu exatamente o que eu queria dizer?
Se eu perguntar “você entendeu?” ou “alguma dúvida?” ou “está claro?”, será que terei essa certeza?
– Resposta: Não!
A pergunta a ser feita é:
– O que você entendeu do que eu disse?
Aí, ao repetir, vou ter a certeza e, se for o caso, corrigir algum mal-entendido. Com certeza, o mundo seria melhor se as pessoas adotassem o hábito de fazer essa pergunta e ouvir a resposta.
