Você sabia que falar em público está entre uma das principais dificuldades dos profissionais, perdendo em pesquisas realizadas apenas para o medo da morte?
Diante de uma boa conversa com alunos em um curso de comunicação verbal, surgiu o assunto:
– É fácil ou difícil fazer um discurso? (poderia ser uma palestra, uma aula ou um projeto para ser apresentado para a diretoria da empresa).
Entre as várias opiniões, no meio de crenças limitantes e experiências bens sucedidas, todas baseadas em suas experiências pessoais, de repente aparece um “DEPENDE!”.
E esse participante complementou: “por exemplo, dirigir um carro é fácil ou difícil? E um avião? E uma bicicleta? E um foguete? É a mesma coisa, pois quando não sabemos como fazer, nem por onde começar, parece-nos uma missão impossível.
Incrivelmente, falar em público figura entre uma das principais dificuldades dos profissionais, perdendo em pesquisas realizadas apenas para o medo da morte.
Só que lá vem um pequeno detalhe: quanto mais buscamos conhecimento, métodos apropriados e praticamos, tudo fica mais fácil e nos damos conta que o impossível se torna possível, e assim, passo a passo as nuvens de temor começam a se dissipar, descortinando-se à nossa frente autoconfiança e satisfação pessoal.
Dentre as dimensões da comunicação verbal, que são: intrapessoal, interpessoal, vocal, corporal, técnica, intelectual e espiritual, sobre as quais tive o prazer de escrever um livro, destaco a comunicação na dimensão intelectual.
Confesso que não foi fácil chegar nessa metodologia, que nasceu de milhares de horas em sala de aula e tenho a certeza que te abrirei um campo vasto de possibilidades para você lidar com essa dimensão.
As etapas são as seguintes:
1. Tema
Representa a espinha dorsal do projeto e o acompanha do princípio ao fim. É o assunto sobre o qual se fala e, nesta fase, deve-se desenvolvê-lo de maneira compacta e objetiva. Uma boa tática para obter isso é procurar resumir o tema em uma única frase.
2. Propósito ou Finalidade
Trata-se do modelo da apresentação. O estilo do projeto e os recursos necessários para desenvolvê-lo satisfatoriamente dependem desta definição. Os principais tipos de apresentação são: informativa, persuasiva, motivacional, discursos, homenagens e agradecimento.
3. Público Alvo
Conhecer bem o perfil da audiência facilita a interação e o estabelecimento da empatia. A faixa etária, o sexo e o nível de conhecimento sobre o tema por parte dos participantes definem a necessidade de inserção ou exclusão de informações mais básicas. Se o público não conhece o tema deve-se dedicar alguns minutos no início da apresentação para uma breve introdução sobre o assunto. Nesta fase também é importante confirmar o número de participantes, pois uma apresentação para cem pessoas pede estilo e recursos diferentes de uma exposição para dez pessoas.
4. Tempo
Este item é um dos mais importantes, não apenas para o projeto, como para a exposição. Uma vez estabelecido um horário para o início da apresentação, qualquer alteração se torna muito desagradável, o que indica desrespeito ao público. Quando é prevista uma sessão de perguntas respostas, é recomendável considerar um tempo para isso, inserido no tempo total previsto.
5. Ambiente
É essencial visitar com antecedência o espaço da apresentação. Com base no número de participantes e tema escolhido, deve-se indicar o tipo de composição da sala e a distribuição de lugares mais adequados à sua exposição – auditório, banquete, espinha de peixe, entre outros.
6. Recursos Audiovisuais
Observar os seguintes detalhes para a elaboração e utilização de Recursos Audiovisuais.
Utilize a regra dos cinco “Cs”. Um recurso audiovisual deve ser Claro, Correto, Conciso, Consciente e Consistente.
- Utilize-os como apoio e com moderação.
- Utilize ilustrações simples, gráficos, fotos que podem economizar tempo e muitas palavras.
- Utilize letras e números legíveis. Dê ênfase ou destaque naquilo que deseja realçar.
- Cuidado com as cores. Deve-se usar o contraste para gerar a melhor visibilidade. Dê preferência ao fundo claro e letras escuras, mas se optar por um fundo escuro, as letras devem ser claras e bem contrastadas.
- Prefira gráficos simples no lugar de tabelas, eles permitem uma melhor visualização. Evite informações desnecessárias nesse momento.
- Torne os recursos atraentes, isso não significa usar aqueles recursos mirabolantes de um power point. Tenha bom senso, equilíbrio, elegância e bom gosto ao fazer suas lâminas. Se não tiver essa habilidade, peça ajuda ou contrate profissionais preparados para isso.
7. Definição do Objetivo
Todo o conteúdo será desenvolvido a partir do objetivo e dos detalhes do planejamento. Uma síntese do objetivo é a definição do que se espera que o público-alvo faça com o conteúdo transmitido, o objetivo é a dor, é o problema a ser resolvido ou a proposta a ser feita.
O roteiro irá apresentar a solução ou alternativas de solução para as mudanças esperadas.
8. Desenvolvimento do Conteúdo
O conteúdo é o que justifica a presença do apresentador e do público. Há várias maneiras para se abordar um tema e desenvolvê-lo. Por exemplo, a sequência: brainstorming, seleção de ideias afins, eliminação das ideias menos importantes e desenvolvimento das concepções de maneira organizada. Uma das formas mais simples para se desenvolver o conteúdo, principalmente para quem tem pouco tempo para se organizar, é o estabelecimento de uma série de perguntas como um repórter fazendo uma entrevista. Neste caso, tão importantes quanto as respostas, as perguntas assumem papel relevante e devem ser formuladas de tal modo que toda a essência do conteúdo possa ser desenvolvida.
9. Escolha de ilustrações
As ilustrações servem para facilitar a compreensão da audiência, esclarecer pontos obscuros e, pela analogia dos fatos, provar ou refutar argumentos. Uma boa escolha de ilustrações pode e deve transformar uma simples apresentação em uma extraordinária peça de oratória, uma boa história devidamente contextualizada é um dos recursos mais poderosos nesse sentido.
10. Como Iniciar uma Apresentação
Uma boa apresentação deve ter bom início, bom desenvolvimento e uma boa conclusão. Uma introdução tem como objetivo estimular a audiência a prestar a atenção sobre o que virá, criando um ambiente favorável, e também fornecer as informações necessárias ao bom andamento da apresentação.
Por exemplo, você poderá:
- Apresentar o assunto logo no início;
- Iniciar com uma pergunta;
- Iniciar com uma breve história (ou um exemplo);
- Usar uma citação.
11. Como Desenvolver uma Apresentação
Qualquer que tenha sido a forma utilizada no desenvolvimento do conteúdo é fundamental que esteja devidamente organizado e a apresentação flua de maneira simples e congruente.
Algumas sugestões:
- Subdivida a apresentação em partes;
- Uma boa dica é separá-las em ideias principais e ideias secundárias;
- Mantenha uma linha de raciocínio clara e lógica para cada parte.
12. Como Concluir uma Apresentação
Uma boa conclusão é tão importante quanto um bom início. É o momento de fazer um breve resumo, fazer uma proposta, deixar uma boa impressão na audiência, podendo ainda, a partir de uma proposta, sugerir os próximos passos para alguma realização.
Algumas maneiras para concluir:
- Fazer um breve resumo das partes principais da apresentação e mostrar uma conclusão;
- Agradecer pela atenção das pessoas, colocando-se à disposição para eventuais perguntas;
- Usar uma breve citação que sintetize a ideia central da apresentação;
13. Perguntas e Respostas
Uma boa prática, em apresentações formais é reservar um tempo para perguntas e respostas. É comum acontecer quando se faz apresentações para a Diretoria e o Conselho de uma empresa, palestras e seminários.
14. Elaboração dos Recursos Audiovisuais
Usa-se Recurso Audiovisual como apoio à apresentação. Não basta ter um bom recurso se você não souber utilizá-lo. Se tiver técnicas de apoio, esteja em sintonia para que tudo ocorra conforme planejado. Ao usar cenas de filmes, músicas ou outro recurso, teste-os antes para não ser surpreendido com alguma dificuldade.
15. Ensaio geral e ajustes finais
É o momento do ensaio, de praticar, rever detalhes e ajustá-los em conformidade com o objetivo.
Ao utilizar essa metodologia, tenho a certeza de que suas apresentações, pelo menos nesse quesito – intelectual, serão ricas e interessantes, envolvendo a sua audiência com a linha clara de raciocínio, lógica, técnica, naturalidade, encantamento e objetividade.
Reinaldo Passadori
