Estamos cada vez mais correndo contra o tempo, sempre conectados e nos informando sobre tudo (e todos). Todos os recursos que temos em mão ajudariam, à primeira vista, no dilema de como ser mais produtivo. Mas, na verdade, eles acabam por nos deixar ainda mais confusos e sobrecarregados.

É exatamente esta a sensação: estamos sobrecarregados (tanto vida pessoal quanto no trabalho) de tarefas, informações e, até mesmo, de grupos nos aplicativos do celular, que tomam muito do nosso tempo (sem que a gente perceba) e atrapalham a nossa produtividade.

Mas, afinal, como fugir das armadilhas do dia a dia e se tornar uma pessoa mais organizada e produtiva em todos os setores da vida? É exatamente isso o que vamos abordar neste artigo, com 7 dicas eficientes e fáceis de serem colocadas em prática. Vamos lá?

1. Planeje o seu dia na noite anterior

É claro que não estamos sugerindo que você leve os seus problemas para a cama antes de dormir. Inclusive, essa é uma prática altamente não recomendada por médicos e especialistas do sono.

A nossa dica é que você tire alguns minutos da sua noite para avaliar o quanto o seu dia foi produtivo: as tarefas que conseguiu finalizar e o que ainda precisa ser feito. Parando para fazer esse balanço (que pode ser mental ou anotado em um papel, se for melhor para você), é possível reorganizar as ideias e as prioridades — e, a partir daí, definir quais serão as metas do próximo dia.

Dessa forma, você não vai perder o tempo útil do dia posterior fazendo essa análise, e muito menos começar a sua rotina perdido, sem ter uma direção. Além disso, esse planejamento vai deixar você mais tranquilo, sabendo o que vem pela frente. E, assim, a sua noite também será mais harmoniosa.

2. Determine prioridades

Parece que a sua lista de tarefas é sempre maior do que o tempo que você tem disponível para cumpri-la, não é mesmo? Não se desespere! Isso tem acontecido com todos nós, indivíduos do mundo moderno.

A melhor forma de lidar com esse desafio é definindo as prioridades: em sua casa, o que é mais urgente? Lavar as roupas? Fazer compras no supermercado? E no trabalho, o que precisa ser liberado primeiro?

Enumere as demandas e vá seguindo a sua lista, sempre com calma, para que o resultado seja o melhor possível. Lembre-se, também, de estar preparado para os imprevistos.

Problemas inesperados e urgentes podem aparecer a qualquer hora do dia, e é preciso ter maturidade e controle emocional para resolvê-los primeiro, se for preciso, adiando a sua lista de prioridades.

3. Evite interrupções

Como já dissemos no início do texto, estamos, a todo tempo, sendo interrompidos por telefones, e-mails, aplicativos, redes sociais e uma série de outros atrativos. E, quando percebemos, aquela olhadinha no e-mail se transformou em 30 minutos de procrastinação na internet.

Resista à tentação e foque no seu trabalho primeiro. Quando finalizar uma tarefa, faça uma pequena pausa para descansar e distrair e logo recomece. Um método que pode ajudar você a criar esse hábito é a Técnica Pomodoro.

Basicamente, ela sugere que você trabalhe 25 minutos sem interrupções, faça uma breve pausa e recomece. Esse método, inclusive, auxilia no descanso e na agilidade mental. Vale a pena tentar!

4. Identifique os momentos em que é mais produtivo

É natural que algumas pessoas sejam mais produtivas na parte da manhã, enquanto outras só “pegam no tranco” no período da tarde. Se o seu trabalho permitir, deixe para realizar as tarefas mais complexas e que precisam de maior atenção quando estiver mais motivado.

Dessa forma, além de você ter um resultado mais satisfatório, certamente vai procrastinar menos e render mais. Ponto para a produtividade!

5. Mantenha a organização

Até mesmo as atividades corriqueiras do dia a dia (como escolher uma roupa para o trabalho) funcionam melhor com organização. No exemplo das roupas, você vai perder menos tempo se o seu guarda-roupa estiver arrumado, com as peças setorizadas e fáceis de encontrar.

A lógica segue no preparo do café da manhã até o momento de encontrar um documento importante em seu computador.

Mantenha, por exemplo, um bom sistema de arquivamento (de preferência, com cópias de segurança) se você trabalha constantemente com documentos, ou organize os seus instrumentos de trabalho em locais específicos e bem identificados, se for o caso.

Vale a pena perder algumas horas de um dia colocando tudo em ordem, para ser mais produtivo desse momento em diante.

6. Comunique-se com a sua equipe

No ambiente de trabalho, muitas tarefas acabam dando errado por falta de uma comunicação clara e acertada. Quando as ordens não são transmitidas de forma correta, as chances de a tarefa parar no meio do caminho ou ter que voltar à estaca zero (por ter sido executada de forma errada) são grandes.

Com isso, o tempo, a produtividade e, até mesmo, a motivação da sua equipe se perdem. Além disso, uma comunicação ruim entre os colaboradores que estão desenvolvendo o trabalho também pode gerar um resultado desastroso e improdutivo.

Por isso, mantenha sempre uma comunicação clara, eficiente e constante de toda a equipe. Explique, dê exemplos e, sempre que possível, acompanhe o andamento do trabalho e peça feedbacks.

7. Delegue tarefas

Esteja sempre ciente de que existe uma linha tênue entre acompanhar o desenvolvimento de um trabalho e não deixar espaço para a equipe caminhar sozinha. Todo bom líder precisa saber delegar as tarefas, orientando quando é solicitado, mas deixando os colaboradores livres para agirem e reagirem.

Como dissemos no tópico anterior, acompanhe e solicite os feedbacks de tempos em tempos (ou ao final de cada etapa, dependendo da forma como é conduzido o trabalho), mas, durante o seu “tempo livre”, aproveite para se concentrar em outras atividades e resolver outros problemas — tornando o seu dia o mais produtivo possível.

Viu como ser mais produtivo depende apenas de você? E não é assim tão difícil! Basta dar o primeiro passo, mudar pequenas atitudes, investir na organização e focar em uma boa comunicação e liderança com a sua equipe. Essas novas posturas, inclusive, vão se refletir em seus colaboradores e trazer ótimos resultados para todo o ambiente de trabalho. Pode apostar!

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