A comunicação interna é um aspecto fundamental na organização do trabalho. Trata-se de um fator muitas vezes subestimado pela gestão, o que gera impacto direto na produtividade da companhia. Empresas que têm práticas eficientes de comunicação mantêm-se à frente no mercado, além de contar com colaboradores mais satisfeitos em realizar suas funções.

O setor de recursos humanos, sendo a área responsável pelo gerenciamento das competências e atividades de cada indivíduo, pode avançar ainda mais nesse terreno. O RH pode ser a chave para a criação de uma comunicação interna satisfatória e que atenda às necessidades do seu contexto de trabalho.

Discutiremos, aqui, então, alguns pontos importantes que devem ser levados em conta na construção desse processo. Boa leitura!

Integre o RH ao setor de comunicação interna

Uma falha comum em muitas companhias é a setorização extrema de suas áreas. É claro que as divisões são úteis e, até mesmo, necessárias para a organização da companhia, entretanto, elas não precisam ser tão restritas.

Saiba construir canais entre os setores, de modo que a informação consiga circular entre esses espaços com mais fluidez.

Nesse sentido, é comum que a divisão de comunicação interna das empresas trabalhe isoladamente, restringindo-se apenas à transmissão de comunicados, ao repasse de informes, etc.

Para além disso, essa pode ser uma divisão que crie canais e estimule as possibilidades de fala e expressão dos funcionários da empresa.

Uma prática interessante é estabelecer uma parceria contínua desse setor com a equipe de recursos humanos. É uma forma de fazer circular, na empresa, as necessidades e questões dos empregados e estimular práticas que sejam do interesse da companhia como um todo.

Há algumas empresas que, inclusive, fazem com que o setor de RH englobe o de comunicação interna, tornando o trabalho de ambas as áreas efetivamente alinhado.

Pratique uma comunicação interna clara e eficaz

É frequente que, em algumas empresas, ocorra uma centralização de informações, de modo que apenas poucas pessoas tenham acesso à grande parte do conteúdo. É uma atitude protecionista, que acaba fazendo com que pessoas interessadas não tenham acesso a informações pertinentes.

Obviamente, há questões que só devem ser debatidas pela administração da companhia. Não se trata de uma divulgação irrestrita, mas de fazer com que a informação possa ser acessada de forma transparente a quem interessar. Uma certa atmosfera de “segredo”, produzida pelos altos cargos de algumas companhias, só torna o ambiente mais hostil, e os subordinados, mais desconfiados de sua gerência.

Do mesmo modo, algumas empresas saturam o acesso à informação, fazendo circular dados demais entre seus colaboradores, o que distancia as pessoas de alguns assuntos no contexto de trabalho.

É fundamental encontrar uma harmonia entre esses dois polos para construir uma rede de comunicação abrangente, mas otimizada.

Aprenda a lidar com a “rádio-peão”

Todo contexto em que diferentes grupos de pessoas convivem tem problemas de comunicação. A integração entre seu time de funcionários, de uma forma ou de outra, será determinante sobre as possibilidades de crescimento do negócio.

Mal-entendidos, disputas pessoais e questões afetivas costumam dificultar esses processos.

A prática da fofoca e da disseminação de rumores, a “rádio-peão”, é um exemplo comum dessas situações. E, quanto maior for o porte da organização, maiores os efeitos desses hábitos no ambiente de trabalho.

Não há como escapar totalmente disso, entretanto, é possível promover políticas organizacionais para atenuar e lidar melhor com os efeitos prejudiciais.

Uma das funções do RH pode ser operar nesse sentido. Lembre-se de que o papel do setor não é só apaziguar os conflitos, mas também dar voz ao que necessita ser escutado. Apesar de nociva, a “rádio-peão” pode ser a forma encontrada de dar vazão à queixas realmente importantes para os colaboradores da organização.

Procurar varrer a sujeira para debaixo do tapete e silenciar o conflito é uma prática comum nesse momento. Não caia nesse erro, pois essa resposta gerará resultados piores posteriormente.

Se, por um lado, a “rádio-peão” é algo que deve ser combatido, por outro, é um costume que pode revelar questões para as quais você terá de propor soluções que ultrapassam o âmbito da comunicação interna.

Sempre existirão ruídos, esse é um aspecto natural dessas interações. A questão é identificar e construir práticas objetivas para mediar e possibilitar que as comunicações internas ocorram da maneira mais clara e eficiente possível.

Faça uso das ferramentas modernas

Uma mão na roda para facilitar esse trabalho é o uso de softwares e sistemas de computação modernos. Existe uma farta quantidade de programas criados especificamente para gerenciar a comunicação interna de uma empresa, tornando-a mais eficiente e acessível.

Procure conhecer quais são os programas mais usados e consiga identificar qual ferramenta se ajustará mais ao seu contexto em particular.

Alguns gestores evitam fazer o uso de novos recursos pelo receio dos custos gerados pela implementação e acabam por manter tecnologias pouco eficazes.

Mesmo que essa seja uma linguagem distante para você, não hesite em fazer uso dela.

Certamente, essas mudanças podem exigir gastos e requerem esforços de adaptação, mas os resultados são inúmeros. É uma forma prática de otimizar as comunicações e reduzir a complexidade das operações.

Existem, inclusive, muitas ferramentas disponíveis on-line gratuitamente, exigindo que você se dedique apenas a pesquisá-las para entender suas vantagens e o modo adequado de implementação.

Um exemplo de um uso desses recursos que já está presente em muitas empresas é o armazenamento em nuvem. Essa é uma tecnologia bastante acessível que permite que a empresa compartilhe internamente, e de modo seguro, documentos, formulários, etc.

Já faz algum tempo que as organizações deixaram de ser um espaço que diz respeito apenas ao trabalho e à produtividade. O desempenho dos funcionários é somente um dos aspectos relevantes para criar um negócio de excelência.

Muitas questões atravessam esse ambiente, e uma das mais importantes é a forma como a comunicação interna ocorre. Pode-se dizer que ela é determinante tanto para o sucesso quanto para o fracasso do negócio.

Como vimos, o setor de recursos humanos pode ser um aliado poderoso em gerenciar e produzir uma comunicação mais efetiva no ambiente de trabalho, basta saber diagnosticar o seu contexto e, posteriormente, aplicar as ações necessárias.

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